DATENSCHUTZ & KI
Klare Regeln für den Einsatz von KI-Tools
ChatGPT, Microsoft Copilot und andere KI-Anwendungen werden in vielen Unternehmen genutzt. Entscheidend ist, dass klar geregelt ist, welche Tools verwendet werden dürfen und welche Daten eingegeben werden dürfen.
Fragen, die sich in der Praxis meist stellen
- Welche KI-Anwendungen dürfen genutzt werden?
- Welche Daten dürfen eingegeben werden - und welche nicht?
- Wer prüft neue KI-Tools?
- Wissen die Mitarbeitenden, welche Regeln gelten?
- Sind die eingesetzten Anbieter datenschutzrechtlich geprüft und - soweit erforderlich - Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen?
Im ausführlichen Selbstcheck können Sie Ihre Situation anhand von zehn Fragen vertiefen.
Zehn Fragen zur ersten Einschätzung
KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini oder branchenspezifische KI-Anwendungen sind in kürzester Zeit im Arbeitsalltag vieler Unternehmen angekommen – oft schneller, als Geschäftsführung und Datenschutzorganisation mitkommen.
Was dabei häufig unklar bleibt: Sobald personenbezogene Daten – auch nur Namen, E-Mail-Adressen oder Kundendaten – in solche Systeme eingegeben werden, sind datenschutzrechtliche Anforderungen zu beachten.
Prüfen Sie anhand von zehn praxisnahen Fragen, wie gut Ihr Unternehmen beim Thema Datenschutz und KI aufgestellt ist.
Können Sie die folgenden Fragen überwiegend mit „Ja“ beantworten? Dann sind Sie bei Datenschutz und KI-Governance bereits gut aufgestellt.
- Ist festgelegt, welche KI-Tools (z. B. ChatGPT, Copilot) im Unternehmen genutzt werden dürfen?
- Gibt es klare Regeln, welche personenbezogenen oder vertraulichen Daten nicht in KI-Systeme eingegeben werden dürfen?
- Wurden die eingesetzten KI-Anwendungen datenschutzrechtlich bewertet?
- Existieren Auftragsverarbeitungsverträge, wo diese erforderlich sind?
- Werden neue Software- oder KI-Projekte vor der Einführung auf Datenschutzrisiken geprüft?
- Ist klar geregelt, wer im Unternehmen für Datenschutz und KI-Compliance verantwortlich ist?
- Sind Mitarbeitende zu Datenschutz und KI-Nutzung sensibilisiert oder geschult worden?
- Gibt es ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?
- Sind technische und organisatorische Maßnahmen dokumentiert?
- Existiert ein Prozess für Datenschutzvorfälle und Datenpannen?
Wenn Sie mehrere Fragen mit „Nein“ beantworten, lohnt sich eine vertiefte Prüfung.
Datenschutz und KI-Compliance lassen sich meist pragmatisch und mit überschaubarem Aufwand verbessern.
Der Selbstcheck dient einer ersten Orientierung und ersetzt keine individuelle rechtliche oder technische Prüfung.
Ihr Ansprechpartner
Mein Name ist Peter Steffke. Als externer Datenschutzbeauftragter unterstütze ich kleine und mittlere Unternehmen dabei, Datenschutz und den Einsatz von KI-Tools verständlich, praxistauglich und nachvollziehbar zu organisieren.
Sie erhalten die Möglichkeit, in einem kostenlosen, unverbindlichen 30-minütigen Orientierungsgespräch gemeinsam mit mir zu klären, wie Ihr Unternehmen beim Thema Datenschutz und KI aufgestellt ist – und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.